Cambiar de punto de venta da miedo por una razón: el catálogo. Cientos o miles de productos con códigos, costos, precios y existencias que tardaste años en capturar. La buena noticia es que no tienes que capturarlos de nuevo: casi cualquier sistema permite exportar a Excel, y con una buena preparación puedes cambiar de punto de venta en un fin de semana sin detener tu tienda.
Esta guía explica qué exportar, cómo limpiar la información y en qué orden hacer el cambio.
Señales de que es momento de cambiar de punto de venta
- Pagas una renta mensual y prefieres una licencia por computadora.
- Tu sistema no maneja algo que ya necesitas: varias listas de precios, crédito a clientes, varias sucursales o facturación CFDI 4.0 integrada.
- Las existencias del sistema casi nunca coinciden con el anaquel.
- Necesitas premiar a tus clientes frecuentes con monedero electrónico o programar promociones por fecha.
- El soporte tarda días en responder o el sistema dejó de actualizarse.
Qué debes exportar antes de cambiar
Antes de instalar nada, saca de tu sistema actual la información que vas a necesitar. Guárdala en una carpeta con la fecha del día.
- Catálogo de productos: código de barras, código interno, descripción, departamento o categoría, unidad (pieza, kilo, litro), costo y precios de venta.
- Existencias: la cantidad actual de cada producto, de preferencia después de un inventario físico.
- Clientes con crédito: nombre, RFC si les facturas, límite de crédito y saldo pendiente.
- Proveedores: nombre, contacto y lo que les debes.
- Respaldo completo: una copia de la base de datos o de los reportes, por si necesitas consultar algo después.
Tus facturas emitidas no se pierden al cambiar de sistema: los CFDI timbrados quedan registrados ante el SAT y puedes descargarlos de su portal cuando los necesites.
Cómo cambiar de punto de venta paso a paso
- Exporta tu catálogo a Excel o CSV. Busca en tu sistema actual una opción de exportar productos o reporte de artículos. Si solo genera PDF, pide a su soporte el archivo en Excel.
- Limpia el archivo. Elimina productos duplicados o descontinuados, revisa que cada código sea único y decide si tus precios van con IVA o sin IVA. Este paso evita la mayoría de los problemas después.
- Instala la versión de prueba del sistema nuevo y úsala unos días antes de comprar, con tus propios productos.
- Importa productos y existencias desde Excel. Con un sistema que lo permite, cargas todo el catálogo en minutos en lugar de capturar pieza por pieza.
- Revisa con un conteo. Compara algunos productos de cada departamento contra el anaquel y corrige diferencias con un ajuste de inventario.
- Captura los saldos de tus clientes a crédito para que el fiado siga en orden desde el primer día.
- Configura la facturación. Carga tu Certificado de Sello Digital (CSD) y compra timbres para seguir emitiendo CFDI 4.0 sin interrupción.
- Elige el día del cambio. Haz el corte de caja final en el sistema anterior y empieza al día siguiente con el nuevo.
Errores comunes al cambiar de sistema
- Cambiar en temporada alta. Evita diciembre, regreso a clases o la quincena; elige un día de poca venta.
- Importar el catálogo sin limpiarlo. Los duplicados y códigos repetidos se multiplican en el sistema nuevo.
- No capacitar a los cajeros. Dedica una hora a que practiquen ventas, devoluciones y cortes antes del primer día.
- Olvidar los permisos. Define desde el inicio quién puede cancelar ventas, hacer devoluciones o retirar efectivo.
Cambia a Multicomercio® sin capturar de nuevo tu catálogo
Multicomercio® permite importar artículos e inventario desde Excel y actualizar precios de forma masiva, así que puedes llevarte tu catálogo desde cualquier sistema que exporte a Excel.
Además incluye hasta 4 listas de precios por artículo, crédito a clientes con límite y abonos, monedero electrónico, promociones por fecha, varias sucursales y facturación electrónica CFDI 4.0. La licencia cuesta desde $2,789 por computadora, con soporte y actualizaciones gratis el primer año.
Conoce cómo funciona según tu giro: abarrotes, ferreterías, papelerías, boutiques y refaccionarias.
Descarga la versión de prueba gratis e importa tu catálogo para probarlo con tus propios productos, o escríbenos por WhatsApp al 33 4303 0364 y te ayudamos con la migración.
Preguntas frecuentes
¿Pierdo mis facturas si cambio de punto de venta?
No. Los CFDI que ya timbraste están registrados ante el SAT y puedes descargarlos de su portal. Para seguir facturando en el sistema nuevo solo necesitas tu CSD y timbres.
¿Cuánto tarda cambiar de sistema?
Con el catálogo en Excel y limpio, la importación toma minutos. La preparación y la revisión suelen tomar uno o dos días, según el tamaño de tu catálogo.
¿Qué hago si mi sistema actual no exporta a Excel?
Pide a su soporte un archivo de productos en Excel o CSV. Muchos sistemas lo tienen como reporte aunque no aparezca como opción de exportar.
¿Puedo probar antes de comprar?
Sí. Multicomercio® tiene una versión de prueba gratis por 15 días para que importes tus productos y lo uses en tu mostrador.